Manual Política de Tratamiento de Datos Personales PROFUTURO CONSULTORES LTDA.
Fecha de actualización: Octubre 2016
PROFUTURO CONSULTORES LTDA, sociedad legalmente constituida en Colombia y domiciliada en la ciudad de Bogotá, como responsable del tratamiento de los datos personales de clientes, contratistas y empleados (personas naturales), por medio del presente documento establece la política de datos personales, en la cual busca plasmar los principios y parámetros
mediante los cuales tratará los datos personales que sean sujetos a su tratamiento cuando actúe como Responsable o Encargado de la información, dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y demás normas que le sean aplicables.
1. Objeto
Las presentes políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales tienen por objeto garantizar el cumplimiento de los derechos de los consumidores según lo establece el marco legal basado en el derecho constitucional (Artículos 15 y 20) que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que sobre ellas se encuentren en las bases de datos o archivos que Profuturo Consultores Ltda., haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva.
2. Ámbito de aplicación
Las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Profuturo Consultores Ltda.
3. Alcance
El presente Manual de Políticas aplica en todos los niveles de la Compañía y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de Profuturo Consultores Ltda. y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la Compañía.
4. Marco legal
Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el Congreso Nacional dicta Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en
Colombia. Posteriormente, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.
5. Definiciones.
Para los efectos del presente Manual, se entiende por: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que es generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia del Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. f) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; j)Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Principios:
En desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, para el Tratamiento de datos personales Profuturo Consultores Ltda. aplicará de manera armónica e integral, los siguientes principios: a) Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen; b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada de manera precisa, previa y concreta al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones establecidas en la constitución, la ley y demás normas aplicables. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que establece la ley. Los datos personales que sean recolectados o tratados por Profuturo Consultores Ltda., serán usados solo con la finalidad y autorización otorgada por el titular del dato personal, y por lo tanto no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros, salvo que medie autorización expresa. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Profuturo Consultores Ltda., se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley. i) Principio de Temporalidad: Profuturo Consultores Ltda., una vez se agote la finalidad para la cual fue recolectada la información cesará su uso, salvo aquella información que deba ser conservada en cumplimiento de disposiciones legales.
7. Finalidad de Datos Personales:
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular
No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.
De acuerdo con lo anterior, Profuturo Consultores Ltda. recolecta, compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, trasmite, transfiere, circula, divulga, y/o supresión datos personales, antes, durante y/o con posterioridad a la relación contractual, o incluso aunque no se llegara a formalizar una relación contractual, con las siguientes finalidades:
a. El trámite de los clientes de solicitud de vinculación con Compañías de Seguros
b. El ofrecimiento, celebración, ejecución, y gestión, es decir todo el proceso de negociación de contratos de Seguros con las diferentes Compañías de Seguros, con otros intermediarios y corredores de seguros, corredores de reaseguros, y reaseguradores.
c. Gestión Integral del Seguro contratado entre el cliente y la Compañía de Seguros
d. Contacto para realizar la vinculación de empleados, contratista o proveedores.
e. Control y prevención del fraude, el lavado de activos y financiación del terrorismo.
f. Encuestas de satisfacción del cliente y ofertas comerciales de seguros.
g. El cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral.
h. De información tributaria en virtud de tratados y acuerdos internacionales suscritos por Colombia.
8. Autorización del Titular:
Profuturo Consultores Ltda. adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
Los mecanismos establecidos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado, de conformidad con lo establecido en la ley, podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
En caso que se presentaran cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, Profuturo Consultores Ltda., informará dicha circunstancia al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, ya sea a través de su página web o comunicación escrita vía correo electrónico o correo postal para la validación por parte de los titulares de los datos personales y deberá obtener de estos una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
9. Deber de Información al Titular:
Profuturo Consultores Ltda., en su calidad de Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, le informará de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. Profuturo Consultores Ltda. conservará prueba del cumplimiento del deber de información del titular y cuando este lo solicite entregarle copia de la misma. 10. Suministro de Información: La información que reúna las condiciones establecidas en la ley solo podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
11. Datos personales de acceso público.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
12. Tratamiento de datos sensibles:
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
13. Autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en numeral anterior, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.
14. Derechos de los niños, niñas y adolescentes:
Profuturo Consultores Ltda. en el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros: a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. De acuerdo con la ley, todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.
15. Derechos de Los Titulares de Datos Personales
En el Tratamiento de Datos Personales por parte de Profuturo Consultores Ltda. se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:
1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a Profuturo Consultores Ltda. o encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para los casos excepcionales ya mencionados, en caso que la información sea requerida, podrá suministrarse por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo solicitado por el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos, atendiendo a la naturaleza del dato.
3. Ser informado por Profuturo Consultores Ltda. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.
4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento Profuturo Consultores Ltda. o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
16. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
17. Obligaciones del Responsable del Tratamiento.
Profuturo Consultores Ltda., en su calidad de Responsable del Tratamiento, de acuerdo con lo establecido en la ley y demás reglamentaciones, tiene las siguientes obligaciones:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Establecer mecanismos sencillos y ágiles que se encuentren permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan acceder a los datos personales que estén bajo su control.
f) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
g) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
i) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
j) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
k) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
l) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
m) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
n) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
o) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
18. Obligaciones del Encargado del Tratamiento.
Profuturo Consultores Ltda., en su calidad de Encargado del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Nota: En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
19. Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales.
Los Responsables y Encargados del Tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
20. Aviso de privacidad.
a. Objeto y contenido: en los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, Profuturo Consultores Ltda. deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.
El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los derechos que le asisten al titular.
4. Los mecanismos dispuestos para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. E igualmente se deberá informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.
En caso que se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
b. Conservación y acreditación: Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información. Profuturo Consultores Ltda. deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilice para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo, el Responsable podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la ley.
c. Medios de difusión del aviso de privacidad y de las políticas de tratamiento de la información: Para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, Profuturo Consultores Ltda. podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.
21. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de Profuturo Consultores Ltda. para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
Profuturo Consultores Ltda.
Subgerencia
Calle 94A # 11ª-32 OFC 304 Teléfono: 7505741
Correo electrónico: asesores@profuturoconsultores.com
El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este Manual, de conformidad con el procedimiento que más adelante establece.
22. Consultas:
Los Titulares o quien este legitimado podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. Profuturo Consultores Ltda. deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, incluyendo la solicitud de prueba de la autorización otorgada. La consulta se formulará por el medio habilitado por Profuturo Consultores Ltda, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta, a través de los datos de contacto del Area responsable mencionada anteriormente, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Profuturo Consultores Ltda. solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
23. Reclamos:
El Titular o quien este legitimado que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que solicite la Revocatoria de la autorización otorgada o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Profuturo Consultores Ltda., Responsable del Tratamiento y/o el Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida Profuturo Consultores Ltda, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
24. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 del 2013
Para los datos recolectados antes de la expedición del mencionado decreto, Profuturo Consultores Ltda. tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Deberá solicitar la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en la norma, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento a estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
2. Se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el responsable o encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos. 3. Si los mecanismos citados anteriormente imponen una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, Profuturo Consultores Ltda. podrá implementar mecanismos alternos, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación. Se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando el responsable no cuente con datos de contacto de los titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque estos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos. 4. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación el Titular no ha contactado a Profuturo Consultores Ltda., para solicitar la supresión de sus datos personales, este podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, teniendo en cuenta que la finalidad o finalidades del Tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
25. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos:
Las Bases de Datos de Profuturo Consultores Ltda., tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.
26. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información:
Las políticas y procedimientos establecidos en este Manual entran en vigencia a partir del 1 de Octubre de 2016.
Profuturo Consultores Ltda. 